Czy Twoja rola w NGO polega na opisywaniu dokumentów księgowych i współpracy z działem księgowości? Czujesz się niepewnie, czy robisz to właściwie? A może chcesz jeszcze bardziej usprawnić ten proces, by nie dokładać księgowym pracy?
Obejrzyj webinar, podczas którego odkryjesz, jak efektywnie opisywać dokumenty księgowe i zwiększać wydajność swojej pracy, co w efekcie sprawi, że współpraca z księgowością będzie płynna i efektywna!
Zapraszamy do oglądania 👇
Jeszcze raz przypomnę się, nazywam się Marta Siatkowska, w Fundacji Fani Mani zajmuję się finansami, księgowością, pisaniem wniosków oraz wszystkimi sprawami związanymi z faktem, że jesteśmy organizacją pożytku publicznego. Dzisiaj chciałabym Państwu opowiedzieć o dobrej współpracy z księgowością, czyli jak poprawnie opisywać dokumenty księgowe. Postaram się to opowiedzieć od tej strony naszej, tutaj z organizacji pozarządowej, czyli jak to wygląda u nas, zanim przekażemy dokumenty do księgowości. I też chciałabym pokazać troszeczkę, jak to wygląda u księgowości, dlaczego cały ten proces opisywania dokumentów jest tak ważny i istotny. Więc zaczynamy. Dlaczego dobra współpraca z księgowością jest taka ważna? Dlatego, że im lepiej opiszemy dokumenty, zanim przekażemy je do księgowości, tym otrzymamy sporządzony przez dział księgowości, przez głównego księgowego sprawozdanie finansowe, które rzeczywiście odzwierciedla sam faktycznie tego, co się dzieje w naszej organizacji. A im bardziej rzetelne sprawozdanie finansowe, tym lepsze decyzje strategiczne, bo na podstawie sprawozdań podfinansowych bardzo często dostajemy jakieś w dobrych opcjach pożyczki czy kredyty. No i też dobrze sporządzone i dobrze odzwierciedlające sytuację NGO-sów w sprawozdanie finansowej potwierdza wiarygodność jej działania, że wszystko to, co robi, jest przejrzyste i transparentne. Na dzisiejszym spotkaniu opowiem Państwu, co to są dokumenty księgowe. Czyli jaki dokument powinien być przekazany do księgowości, aby księgowa, księgowy mieli podstawy do tego, żeby zaibedyncować taką fakturę, taki wydatek czy taki przychód. Na co zwracać uwagę przy sprawdzaniu poprawności dokumentów księgowych? Czyli jak otrzymujemy fakturę, na co zwrócić uwagę? Po to, żebyśmy nie przekazywali do księgowości dokumentów niepoprawnych, zawierając jakieś błędy i potem zaczyna się taki, jak to mówię, akcja ping-pongowa. Przekazujemy dokument do księgowości, on do nas wraca, trzeba poprawić to czy tamto. To jest niepotrzebne, tylko stresuje Państwa i dział księgowości, więc tu sobie opowiemy, jak te dokumenty sprawdzić, żeby one były przekazane do działu księgowości już w takiej rzetelnej formie. Opowiem również, w jaki sposób opisywać koszty w ramach prowadzonej różnej działalności organizacji pozarządowej, bo Państwo doskonale wiecie, że organizacja pozarządowa może prowadzić działalność nieodpłatną pożytku publicznego, działalność odpłatną pożytku publicznego oraz działalność gospodarczą i czasami zdarza się, że na danej fakturze czy danym rachunku mamy koszty, które powinniśmy w jakiś sposób podzielić po to, żeby księgowość mogła odpowiednio zaksięgować do odpowiedniego rodzaju działalności, którą Państwo prowadzicie, a więc żeby się nie pomylić i żeby mieć pewność, jak to wszystko poprawnie wygląda, powiem teraz, jakie to są poprawne dokumenty księgowe, które najczęściej występują w naszej organizacjach pozarządowych. Ważne jest, żebyście Państwo mieli świadomość, że dokument księgowy to jest tak naprawdę dokument, który tylko i wyłącznie spowoduje rejestrację gospodarczą lub finansową i tylko te tutaj niżej wymienione, o których opowiem, będą podstawą do tego, żeby księgowe mogli dokonać ewidencji. Faktura, czy to faktura VAT, czy to faktura zaliczkowa, jak najbardziej jest dokumentem księgowym. Faktura korygująca oraz nota księgowa, to jest taka jedna rodzina faktur, o których troszeczkę będę mówiła później, rozwinę po prostu ten temat, w jakim momencie pojawia się faktura korygująca i kiedy mamy do czynienia z notą księgową, o tym powiem. Dokumentem księgowym jest również rachunek. Otrzymujemy rachunek, kiedy nasz wystawca nie jest podatnikiem VAT albo jest na przykład osobą fizyczną, albo na przykład jest zwolniony z VAT-u przedmiotowo lub podmiotowo. Naszym dokumentem księgowym może być paragon fiskalny, czyli coś, co dostaniemy bezpośrednio ze sklepu, aczkolwiek ja uczulam, żeby zawsze brać tak zwany paragon z NIP-em, czyli jeżeli idziemy na jakieś zakupy i wiemy, że te zakupy nie będą większe niż 450 zł brutto, to żeby powiedzieć tak, poproszę paragon z NIP-em, ale jeżeli zdarzyłaby się taka kuriozalna sytuacja, nie wiem, jest upał, idziemy do sklepu obok, kupujemy sobie zgrzewkę wody, bo chce nam się pić albo jakieś materiały biurowe, bo potrzebujemy coś szybko wydrukować, nie wiem, jakąś umowę, coś zabrakło nam papieru, idziemy do sklepu, kupujemy, a tu się okazuje, że o jej pani z jakiejś tam przyczynie może nam wystawić, wystawia nam paragon, no to taki paragon jak najbardziej będzie uznany przez księgowość, ale tylko w określonych przypadkach, które tutaj wymieniam, czyli w jednostkach zakupu handlu detalicznego, czyli to jakieś małe sklepiki gdzieś okazane, a nie również taka opłata za parking, jak gdzieś jedziemy, na przykład nie wiem, do urzędu miasta zaparkowaliśmy samochód, wyskoczyła nam z parkometra opłata za parking, jak najbardziej taki dokument też będzie uznany. Dobrze, kolejne dokumenty, które kwalifikujemy jako dokumenty księgowe to jest raport kasowy wraz z podłączonymi wydatkami oraz dokumentami KP i KW. Dokument KP i KW to jest kasa przyjmie i kasa wypłaci, o tym będę mówiła za chwilę. Ważnym dokumentem księgowym są również umowy handlowe, z których wynikają jakieś wydatki określone na przykład hormonogrami płatności. Ja sobie tutaj wymieniłam umowę najmu, na przykład mamy jakąś umowę najmu, z której wynika, że co miesiąc jesteśmy zobowiązani płacić jakaś część na rachunek taki i taki i umowa będzie podstawą do tego, żeby taką płatność dokonać. Rozliczenia delegacji, jeżeli wysyłamy pracowników lub sami gdzieś jedziemy, potrzebujemy się rozliczyć, to pewnie sytuacja Państwu nie obca, bo do rozliczenia delegacji należy podczepić wszystkie dokumenty związane z taką delegacją i w formie takiego jednego pliku przekazać do księgowości, ponieważ ten dokument, nie możemy dać jakby samych wydatków związanych z delegacją, no chyba, że taką umowę z księgową, że ona za nas to wszystko podliczy, to jest jak najbardziej ok, ale ona i tak sporządzi taki dokument rozliczenia delegacji, w którym będzie musiała obliczyć diety, jeżeli są należne, jeżeli spaliśmy gdzieś i nie braliśmy np. u przyjaciół, nie braliśmy rachunku za nocleg, no to też jakiś tam trzeba uzgodnić ryczałt za nocleg. Ważnym dokumentem księgowym są też umowy zlecenie i umowę o działo, o tym będę mówiła troszeczkę szerzej, bo do umów zlecenia i do umowy o dzieło są rachunki i w tych umowach mamy również pewne rozliczenia, będę mówiła o tym troszeczkę później. Lista płac. Lista płac to jest również dokument księgowy, ponieważ księgowa musi tą listę płac rozksięgować na odpowiedni konta, ponieważ z listy płac wynika jakaś kwota, która wpływa na rachunek pracownika, wynika jakaś kwota podatku, który trzeba odprowadzić do Urzędu Skarbowego oraz wynikają składki służbowskie, które praci zarówno pracodawca i pracownik, dlatego ta lista płac jest taka ważna. Jeżeli macie Państwo taką zasadę, że listę płac sporządza księgowość, no to jakby nie musicie Państwo tego dostarczać, księgowa mając u siebie ten dokument będzie wiedziała, jak odpowiednio rozksięgować poszczególne pozycje, natomiast jeżeli u siebie Państwo to sporządzacie, no to musicie taką informację przekazać do księgowości. Wyciąg bankowy. Wyciąg bankowy to jest dokument księgowy. Czego on jest taki ważny? On jest ważny z tego powodu, że księgowo zazwyczaj posiadamy rachunek bankowy i co miesiąc, zazwyczaj musimy posiadać rachunek bankowy i po każdym zakończonym miesiącu pobieramy miesięczny wyciąg bankowy. W zależności od różnej opcji, którą sobie Państwo wybierzecie i też ustalenia z księgowością, taki miesięczny wyciąg bankowy jest do pobrania w wersji PDF. Można go pobrać również w takiej opcji MT940 i taki plik z takim dziwnym opisem, bardzo często w takim rozszerzeniu księgowa po prostu wgrywa sobie do swojego systemu księgowego i widzi jakie Państwo mieliście operacje na danym rachunku bankowym. Jeżeli macie Państwo pięć rachunków bankowych, wysyłacie pięć różnych wyciągów bankowych do księgowości. Ja mam taką zasadę, że jak tylko pojawi się dostępny taki rachunek, taki wyciąg bankowy, od razu go przekazuję dalej do księgowości, bo księgowa może sobie zaciągnąć już te dane, już widzi jakie dokumenty będą do niej powinny spłynąć. Na tej podstawie też może sobie porównać, czego tam jeszcze brakuje. Troszeczkę o wyciągu bankowym powiem troszkę dalej, jakby w kontekście innych zdarzeń. Polisa ubezpieczeniowa. Jeżeli Państwo jesteście z różnych przyczyn, z różnych powodów zobowiązani do ubezpieczenia, nie wiem, imienia, jakichś innych rzeczy, pewnego wydarzenia, to to polisa ubezpieczeniowa, którą dostajecie Państwo od ubezpieczyciela, jest jak najbardziej dokumentem księgowym, który trzeba przekazać do księgowości, bo on jest potwierdzeniem tego, że Państwo macie jakiś wypływ z rachunku bankowego, za co coś opłaciliście i musi być na to tak zwana podkładka. Na każdy wydatek, który macie Państwo na wyciągu bankowym musi być podkładka, że ten rzeczywiście wydatek jest czymś udokumentowanym. Umowa kredytowa, umowa pożyczki również. To jest bardzo ważne, ponieważ zazwyczaj umowy pożyczki czy umowy kredytowe zaciąga się w różnych okresach spłaty. Mogą być to okresy jednoroczne albo nawet dłuższe i księgowa musi poznać harmonogram spłaty, musi poznać, jakie będą odsetki płacone, jaki jest długi okres tego. Akt notarialny założycielski. To jest taki przypadek, że na przykład zakładamy fundację, idziemy do notariusza, notariusz sporządza nam akt założycielski i w tym akcie założycielskim już pomijam opłatę za notariusza, bo to też jest osobny jakby rachunek, który również należy przekazać do księgowości. Ale chciałam się na chwilę skupić na tym akcie notarialnym założycielskim. Tam zazwyczaj określamy fundusz założycielski. Bardzo często jest to jakaś tam kwota X i jeżeli planujemy działalność gospodarczą, to minimum tysiąc złotych z tego funduszu założycielskiego musimy przeznaczyć na prowadzenie działalności gospodarczej. I w tym momencie, jeżeli jesteście nową fundacją, zakładacie się, nawiązaliście współpracę z biurem rachunkowym, czy macie u siebie jakąś księgową, to musicie przekazać ten akt założycielski, żeby ona mogła wprowadzić ten fundusz założycielski w księgi rachunkowej. Inne dość ważne i istotne dokumenty księgowe, które mogą się pojawić w NGOs-ach to deklaracje podatkowe, na przykład deklaracja podatek od nieruchomości. Państwo musicie w styczniu taką deklarację złożyć, dostajecie informację, jaki podatek musi być opłacony, no i musicie to po prostu odpowiednio terminowo płacić, a księgowa, czy księgowy dział muszą widzieć, na jakiej podstawie taką Państwo płatność dokonujecie. To już teraz wiemy, co jest dokumentem księgowym i teraz dla takiego podsumowania, co nie jest dokumentem księgowym, żebyście Państwo miały świadomość, że jeżeli pojawi się u Was Państwa pro forma, to trzeba zabiegać o to, żeby pojawiła się faktura końcowa, żeby kontrahent, z którym Państwo wystawił fakturę, formę na podstawie której Państwo dokonaliście płatności za jakąś usługę, to żeby on dostarczył tą fakturę końcową. Zamówienie, jeżeli zamawiają Państwo jakieś na przykład usługi marketingowe, to nie jest to dokument księgowy, Państwo zamawiają usługi marketingowe, określacie sobie w tym zamówieniu, co byście tam chcieli, jest realizacja tej usługi i teraz osoba, która dla Państwa wykonuje, czy pomysł, który dla Państwa wykonuje to zamówienie, musi wystawić fakturę, a Państwo pod tą fakturę podpinacie sobie właśnie to zamówienie jako potwierdzenie, że rzeczywiście takie coś miało miejsce. Oferta handlowa, to jest taka propozycja tak na dobrą sprawę, to również możecie Państwo podczepić fakturę. Tak, ktoś mi napisał, że ktoś oddaje do Proformy z podpiętą do niej, ktoś z Państwa napisał tutaj do mnie na czacie, że oddaje do księgowości Proformy z podpiętą do niej fakturą końcową. Tak należy to robić, bo na przykład może zdarzyć się tak, że na przykład 31 grudnia opłacimy Proformę, a na przykład nie wiem, z jakichś tam przyczyn dostaniemy później pieniądze, na przykład do danego kontrahenta wpłyną powiedzmy 2 stycznia, no i 2 stycznia wystawi nam fakturę, nasz kontrahent, z którym mieliśmy Proformę i potem jest jakby z tego roku, gdzie te dokumenty trzymać, więc jak najbardziej tak, to jest bardzo poprawne zachowanie, Proformę podpinamy pod fakturę. W zasadzie wszystkie te dokumenty, których tu ja wymieniam, które nie są dokumentem księgowym, a więc faktura, Proforma, zamówienie, oferta handlowa, czy wycena na przykład jakiejś tam szafy, to wszystko sobie podpinamy już pod te ostateczne nasze rozliczenia, pod dokumenty, które są dokumentami księgowymi. Potwierdzenie zamówienia internetowego, jeżeli gdzieś coś tam zamówimy, mamy potwierdzenie, zapłaciliśmy za to, to musimy czekać na fakturę, nie możemy przekazać się do księgowości takiego maila, zakupiliśmy, nie wiem, drukarkę w sklepie takim i takim, musimy czekać i przekazać na dobrą, musimy przekazać fakturę do działu księgowości. Też bardzo ważna i istotna rzecz, którą sobie tutaj przytoczyłam, to jest korespondencja e-mail z potwierdzeniem transakcji. Czasami dzieje się tak, tak, tak, potwierdzamy, wszystko jest zgodne z tym, co sobie ustaliliśmy, dokonamy płatności. Do e-maili, no i czy SMS nie jest ostatecznym potwierdzeniem, musi być na to właściwie dokument księgowy, który pozwoli księgowości na ewidencję księgową, także no korespondencja to nie jest dokument księgowy, na to Państwo, na to Państwo uczulam. Tu możemy sobie potwierdzać pewne warunki, czy pewne transakcje, ale to nie jest ostatecznie dokument księgowy. No i teraz jakby przejdźmy do z życia wzięte, zobaczmy, przechodzimy do tego, co istotne w naszym webinarze, czyli jak poprawnie opisywać dokumenty księgowe. Przedstawiam Państwu przykład na fakturę. Załóżmy, że pracujemy w fundacji Zadowolenie na ulicy Szczęśliwych Ludzi, 77 przez 7 w miejscowości Wesołki. Dzisiaj otrzymaliśmy fakturę, dzisiaj jest 16 listopada i sprawdzamy sobie poprawność tej faktury. No co Państwu uczulam, żeby zawsze sprawdzić nasze dane, czy tutaj wszystko nam dobrze wpisano, czy nasz link się zgadza, czy dane są jak najbardziej w porządku. Sprawdzamy w danej fakturze, czy nazwa tej usługi, czy towaru, który zamówiliśmy jest zgodny z tymi naszymi ustaleniami. Czyli wcześniej wspominałam Państwu o tej usługi marketingowej. Mieliśmy jakieś zamówienie z dnia powiedzmy z początku października, zamówiliśmy usługę marketingową i na tym zamówieniu szczegółowo sobie opisywaliśmy, co będzie w ramach tej usługi marketingowej. Otrzymaliśmy fakturę na kwotę 1000 netto, wady 230 zł. Tu się zgadza, kwota brutto 1230 zł, więc do płatności mamy 1230 zł. Teraz tak, przede wszystkim co musimy zrobić? Załóżmy, że mamy dwa tak naprawdę możliwe scenariusze, nie jesteśmy jakoś super rozbudowaną organizacją pozarządową i załóżmy, że to my byliśmy autorem i to my akceptowaliśmy zamówienie z firmą XYZ na usługę marketingową i sprawdzamy, czy rzeczywiście ta usługa zamówienia została zrealizowana. Tak, wszystko się zgadza, faktura jak najbardziej jest zasadna. Jeżeli jesteśmy vatowcem, to musimy, czyli naliczamy i odliczamy VAT, to musimy o tym pamiętać, żeby zawsze sprawdzić na białej liście, czy rachunek podany przez kontrahenta należy na białej liście. Tutaj Państwu pokazałam taką wyszukiwarkę, jak Wy piszecie sobie Państwo biała lista, od razu to wyskoczy, żeby sprawdzić po numerze NIP-ie Waszego sprzedawcy albo po numerze rachunku bankowego, jak Państwu wygodniej, czy ten numer rachunku bankowego znajduje się na wykazie białej liści. Bo jeżeli Państwo odliczacie VAT i wyślecie przelew na numer rachunku, który się tutaj znajduje na białej liście, to jak najbardziej ten VAT możecie odliczyć. Ale jeżeli by się zdarzyło, no bo różnie wystawiane są faktury, że tego rachunku nie ma, no to musicie się Państwo skontaktować, ale o co chodzi, dlaczego tak, a nie inaczej. Czasami jest tak, że na przykład kontrahent zmienia numer rachunku bankowego, on jeszcze nie jest widoczny na białej liście, ceny rysze są różne, ale tutaj Państwa uczulam, żeby zawsze sobie sprawdzić, czy ten rachunek bankowy jest na białej liście, to jest bardzo ważna sprawa. A jeżeli przydarzyłoby się, że na przykład, ojej, ktoś się rozpędził albo ktoś inny zrobił przelew i sprawdziliście po fakcie, ale nie później niż 7 dni od tego zdarzenia, że ojej, no rzeczywiście zrobiliśmy taki błąd, to zawsze możecie się skontaktować z księgowością i powiedzieć, ojej, zrobiliśmy coś takiego, proszę wyślijcie zawiadomienie zaw, taki formularz zaw.nr, w którym po prostu przyznacie się, że tego nie zrobiliście, wówczas ten VAT będziecie mogli Państwo odliczyć. Ale tak wygląda faktura, którą dostajemy zanim cokolwiek tam umieścimy, to to wygląda w ten sposób. I teraz tak, tak jak wspomniałam, sprawdzamy sobie te wszystkie dane, czy nam się tutaj zgadza, przybijemy pieczątkę wpłynęło, to jest bardzo ważne ze względu na VAT, bo w momencie kiedy coś nam wpływa, to mamy podstawę do odliczenia tego, więc przybijemy pieczątkę wpłynęło, ja mam taką, można mieć taką mało rozbudowaną, to już jak Państwo macie u siebie strukturę organizacyjną, tak sobie dostosujcie, żeby było dobrze. Przybijamy pieczątkę, sprawdzono pod względem merytorycznym, także pewnie rachunkowym i zatwierdzono do zapłaty. Jeżeli zdarzyłoby się tak, że macie Państwo rozbudowaną strukturę organizacyjną i ktoś inny musi sprawdzić na przykład tą merytoryczną rzecz, czy to się zgadza, to niech się podpisze pod tą częścią merytoryczną. Jeżeli Państwo zgromadzicie te wszystkie dokumenty, zanim one trafią do księgowości, zanim one trafią do księgowości, to, bo pogubiłam się czytając, przeczytałam szybko, tak, jeżeli organizacja nie odlicza VAT, nie musi sobie tego sprawdzać na białej liście, aczkolwiek jeżeli chce być bezpieczna, czy rzeczywiście zawsze może to sobie zrobić dla bezpieczeństwa, ale nie ma obowiązku. I wracając jeszcze raz, jeżeli macie Państwo rozbudowaną strukturę organizacyjną i ktoś inny jest odpowiedzialny za te działania marketingowe u Państwa, to niech on to sprawdzi, czy ta kwota się zgadza i to zamówienie zostało zrealizowane. Żebyście Państwo mieli tu podkładkę, podpis tej osoby, tak, sprawdzone pod względem merytorycznym, wszystko się zgadza, faktury są zasadne. A jeżeli Państwo jesteście tutaj w takiej komórce organizacyjnej, która te dokumenty zbiera i musi też dokonać płatności, no to też sprawdzacie inne podstate dane, o których mówiłam, czyli Wasze dane, czy one się zgadzają, czy adres, czy nic jest jak najbardziej w porządku. I teraz tak, przechodzimy do opcji opisywania co dalej. Dlaczego? Żeby księgowa mogła odpowiednio te koszty przypisać. Czyli mamy taką fakturę i może się zdarzyć tak, że my jak organizacja pozarządowa prowadzimy tylko działalność odpłatną i nieodpłatną i do nas wpływają różne wydatki i załóżmy, że mieliśmy tak opisaną umowę zlecenia, że ten ktoś, przepraszam, tą umowę, to zamówienie na usługi marketingowe, w której pewnie mieliśmy pewien obszar, który miał realizować naszą odpłatną działalność z pożytku publicznego i nieodpłatną. Ja sobie wymyśliłam taki scenariusz, że tutaj mieliśmy opisane szczegółowo w zamówieniu, podkreślam, usługi, które dotyczyły, że połowa tych kosztów dotyczy działalności odpłatnej, a połowa dotyczy działalności nieodpłatnej i księgowa pierwsze co zrobi, to zobaczy sobie na to, aha, ok, w porządku, czyli połowę tego muszę dać na to konto, a połowę tego wydatku muszę mieć na to konto. Pewnie są z nami osoby, które prowadzą uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów, zakładam, że tak, to Państwo jeszcze dodatkowo musicie pamiętać, że na każdym dokumencie księgowym należy podać numer ewidencyjny, czyli podać kolejny numer, który wpisujecie Państwo do uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów, czyli tutaj u góry musi się ten numerek pojawić i on musi być tożsamy z tym, co wpisujecie Państwo do pliku. To taka mała dodatkowa informacja, żebyście Państwo o tym pamiętali. W tych bardziej rozbudowanych organizacjach, albo tych bardziej świadomych, które chcą kontrolować swoje koszty, możecie Państwo na przykład porozumieć się z główną księgową i powiedzieć, ojej, a my chcemy poznać bardziej szczegółowe nasze koszty, więc pewne rzeczy sobie będziemy rozpisywać na marketing, pewien na przykład obsługa danego projektu, czy inne rzeczy i wówczas Wasza księga, aha, chcecie mieć taki bardziej szczegółowy podgląd na wydatki, na Wasze koszty, to utwórzmy sobie tak zwane piątki, na tych piątkach zrobimy sobie takie działy, na przykład będzie marketing, będzie jakiś projekt jeden, będzie projekt dwa, projekt trzy, to podpowiadam, nie rozwijam tego, że można coś takiego zrobić, jeżeli chcecie bardzo je zarządzać swoimi kosztami, ale to nie jest tematem naszego webinaru i nie będę tutaj Państwu mieszać. Pewnie Państwo się rzuciło, pewnie Państwo słyszeli nieraz, a to zróbmy to na piątkach albo jak wyglądają piątki, to tu właśnie o to chodzi. Tak wygląda przykładowy podział kosztów przy odpłatnej i nieodpłatnej, może zdarzyć się tak, że tu będą tylko koszty odpłatne i tylko nieodpłatnej, Państwo musicie sobie też to procento oszacować, najwygodniej księgowej będzie poznać te procenty, bo ona sobie potem to przeliczy. Mamy tę samą fakturę, ale na przykład prowadzimy działalność nieodpłatną i gospodarczą i może zdarzyć się tak, zawsze możemy poprosić o dwie faktury zgoda, zawsze możemy zrobić dwa zamówienia i sobie tego nie mieszać, też zgoda, ale tutaj sobie rozważmy taki przykład hipotetyczny, że dostaliśmy fakturę i dany sprzedawca, dany wykonawca tej usługi marketingowej miał nam coś zrobić w ramach działalności nieodpłatnej, mamy jakąś wizję, spotkaliśmy się, będzie jakaś kampania, coś tam będziemy robić, a przy okazji prowadzimy działalność gospodarczą i na przykład chcielibyśmy to jakoś rozpromować i tutaj proszę przygotujcie nam taką pewną opcję marketingową na to i na to. I też jak najbardziej Państwo widząc to swoje zamówienie, określając na początku z sprzedawcą, jaki ma być zakres tej usługi, możecie jak najbardziej tą fakturę sobie opisać, czy tam ja sobie tutaj trochę zadziornzabioręę, zrobiłam 75% kosztów na nieodpłatną działalność pożytku pobiegłego, 30% na działalność gospodarczą, a czy na przykład mogły być tutaj opisane trzy rodzaje działalności, mogły być, jeżeli te koszty wynikają, ten koszt rzeczywiście jest pokrywany na poszczególne trzy rodzaje działalności, to jak najbardziej tak, im bardziej wiarygodnie to Państwo opiszecie i im bardziej to Państwo wyliczycie, tym lepiej, bo to ma później odzwierciedlenie w rachunku zysków i strat po każdej której pozycji. Jeszcze jedna ważna informacja. Państwo bardzo często, życzę każdemu, dostajecie dotacje. Tych dotacji mogą być z różnych źródeł. Postanowiłam, że skupi się na jednym po to, żebyśmy jakby skupili się na mechanizmie opisywania i żeby tutaj nie mieszać, bo żeby była jasność, jak to powinno wyglądać. Przykładowo, mamy dotację z Nowy Fio i w ramach budżetu, który mieliśmy w określonym we wniosku i co jest w umowie, mieliśmy w budżecie zlecić komuś usługę marketingową zgodnie taką i taką. Oczywiście tutaj pod pozycją nazwa powinna być pozycja, która jest w budżecie w Państwa wniosku, ale zawsze niezależnie od tego, czy ta faktura jest związana z dotacją, czy z innym rodzajem działalności, musimy oznaczyć, kiedy ona na nas wpłynęła no i musimy ją sprawdzić pod względem emerytrycznym, finansowym i zaakceptować do wypłaty. To jest jakby takie podstawa tutaj, to powinno się znaleźć i to jest zawsze sprawdzane. Jeżeli Państwo otrzymujecie dotację i macie podpisaną umowę dotacyjną, to należy zawsze przeczytać tą umowę i sprawdzić, w jaki sposób należy opisywać dokumenty księgowe. Czasami jest do tego jakiś załącznik albo wytyczne, a jeżeli nie wiemy, nie możemy nigdzie znaleźć, to zawsze warto mimo wszystko skontaktować się z opiekunem i pierwszą taką fakturę, którą Państwo musicie opisać w ramach dotacji sobie opisać i przekazać do opiekuna, żeby sprawdził, czy jest poprawne. Dlaczego rekomenduję to zrobić na początku? No bo jeżeli Państwo już od samego początku będziecie robić to niewłaściwie, to przez cały rok będziecie powielali błąd i potem są problemy, bo bardzo często oprócz takiej typowych adnotacji, które muszą się znaleźć na dokumencie księgowym, w przypadku nowych FIIO to tu trzeba napisać informację, że sfinansowano z dotacji takiej i takiej, w kwocie takiej i takiej, to jeszcze dodatkowo bardzo często, w zasadzie zawsze, należy pod dokument księgowy podczepić, albo wydrukować z tyłu, albo w trwale szczepić to jakąś taśmą klejącą, tak żeby to było nierozerwane. Taką dodatkowy opis do dokumentu księgowego, gdzie Państwo wpisujecie jaka pozycja z budżetu, jaka kwota jest opłacona ze środków dotacji, a jaka nie. Tu uwaga, informacja, że jeżeli jesteście Państwo VAT-owcem, no to koszty kwalifikowane są kwotę netto, a to 230 złotych VAT-ów to będzie opłacone z własnych środków, które potem możecie sobie Państwo odliczyć, a jeżeli nie jesteście Państwo VAT-owcem, to u Państwa ten koszt, pozycja w kosztorysie to będzie 1230 zł, ale to tak.
230 złotych, ale to tak w ramach uczulenia, żebyście Państwo o tym pamiętali. I wtedy taka książeczka, ja na to mówię książeczka, bo zawsze można i najlepiej jest poprosić księgową, żeby Państwu przesłała dekret księgowy. Ona z systemu to pobiera i zawsze się robi taką książeczkę, czyli daje się fakturę, ten dokument, który ja tutaj pokazuję w prezentacji i ten dekret od księgowej to się skleja najlepiej tak, żeby to nie było rozerwane.
Ja sugeruję zawsze taśmą klejącą i to jest w zasadzie całość tej dokumentacji, którą później Państwo będziecie musieli wykazać, że to jest prawidłowo prowadzone. Jak dostaniecie Państwo dotację, jest umowa, zawsze trzeba o tym poinformować księgową, żeby ona otworzyła specjalne konto do rozliczenia tej dotacji. To też jest ważne, żeby ona wcześniej wiedziała i mogła się na to przygotować, a nie w momencie, kiedy dostanie jakiś miszmasz dokumentowy, bo po prostu musi posiadać taką wiedzę.
Zazwyczaj jest też tak, że ze względów praktycznych zawsze warto założyć sobie osobny rachunek bankowy do dotacji, aczkolwiek nie jest to jakoś tam bardzo często obowiązkowe, ale jeżeli Państwo taki rachunek bankowy założycie, bo na przykład będziecie mieli dotację, którą będziecie rozliczać przez trzy lata, no to ona, księgowa też musi taki rachunek bankowy na formularze niepłacnym złożyć do Urzędu Skarbowego. I teraz tak, opowiadałam wcześniej o takiej rodzinie fakturowej i że zapowiedziałam, że powiem coś więcej o fakturze korygującej i o nocie księgowej. Takie dokumenty mogą się pojawić u Państwa.
Kiedy? Dlaczego to się w ogóle pojawia? Załóżmy, że jesteśmy na etapie, cały czas jakby bazujemy na tym naszych usługach marketingowych Fundacji Zadowolenie, sprawdziliśmy dokument, sprawdziliśmy fakturę, porozumieliśmy się z osobą odpowiedzialną za usługi marketingowe i ona mówi, o nie, to nie miało być tysiąc złotych, zobacz, na zleceniu jest 800, oni się pomylili, źle wystawili fakturę, tak, źle wystawili fakturę, to co wówczas? To wówczas prosimy sprzedawcę o wystawienie faktury korygującej. Jeżeli cokolwiek budzi nasze wątpliwości, jest niezgodne z tym, co mieliśmy ustalone, to zawsze prosimy wystawcę faktury, sprzedawcę o jej poprawienie. I tak powinna wyglądać właściwa faktura korygująca.
My ją otrzymujemy, potwierdzamy, że tak, teraz jest dobrze i to jakby nam sprawę zamyka. Może zdarzy się tak, że my sprawdzamy tą fakturę, którą otrzymaliśmy i na przykład zauważyliśmy, że nasz sprzedawca, czyli ta firma XYZ, która nam wykonywała usługi marketingowe, źle wpisała nasz numer NIP-u, źle wpisała nam numer NIP-u, to wówczas my, czyli nabywca faktury, możemy wystawić taką notę korygującą i wysłać po prostu do kontrahenta, że tutaj z informacją Państwo się pomyliliście, wysyłamy Wam notę księgową. Jak najprościej zapamiętać, kiedy nota, kiedy nota, a kiedy faktura księgowa? Nota księgowa to tak naprawdę poprawiamy wszystkie te błędy formalne, czyli wrócę się tutaj jeszcze do tej pierwotnej faktury, tak żeby było na czysto.
Czyli nota księgowa to na dobrą sprawę wszystko tu, co jest powyżej numeru faktury, natomiast faktura korygująca, jeżeli zmieniamy tu jakieś kwoty, ilości, ceny, to tutaj już musi być faktura korygująca i to musi nam skorygować nasz sprzedawca. Jedna ważna informacja. To bardziej uczulam te osoby, które nie są VAT-owcami, te podmioty, które nie są VAT-owcami, czyli nie rozliczają VAT-u. Każda organizacja pozarządowa ma prawo sobie kupić jakieś usługi, za które płaci w walucie opcję albo nabywa je od kontrahenta zagranicznego. W przypadku bardzo popranych faktur Facebook, musicie, mówię to jeszcze raz pod kresem, osoby, podmioty, które nie odliczają VAT-u. Jeżeli otrzymacie fakturę od Facebooka na jakieś tam usługi reklamowe, nie płacicie VAT-u, to musicie pamiętać, żeby szybko zgłosić to do księgowości, ponieważ księgowa, pomimo tego, że nie jesteście VAT-owcem, nie rozliczacie VAT-u, musicie złożyć deklarację VAT 9M i odprowadzić od takiej faktury podatek VAT-u.
Czyli na przykład kupicie coś za 1000 zł, no to podatek 230 zł, trzeba to odprowadzić, po prostu trzeba to zapłacić. VAT-owcy nie mają z tym problemu, bo wykażą tą fakturę zarówno podatku należnym, jak i naliczonym i tu jest jakby temat zamknięty. Pamiętajcie Państwo, nie VAT-owcy, żeby to zgłosić do księgowości, po to, żeby księgowa odpowiednio się tym zajęła.
Wspomniałam, że wrócę do raportu kasowego. Ja myślę, że są takie organizacje, które pobierają gotówkę z konta. To może dziać się w zasadzie w dwóch ruchach.
Idziemy do banku, wypłacamy sobie jakąś gotówkę i zarządzamy nią w organizacji albo idziemy do bankomatu, to jest chyba najczęstsza praktyka. Musicie Państwo zawsze o tym pamiętać, że jeżeli robicie coś takiego, to musicie sobie otworzyć tak zwaną kasę gotówkową. Dlaczego? Dlatego, że w księgowości ewidencjonuje się środki na rachunku bankowym na innym koncie, a to, co macie Państwo w gotówce, czyli w kasie, też na innym koncie księgowym.
Jeżeli zdarzy się Państwu taka sytuacja, do tej pory na przykład nie mieliście takiego zdarzenia, ale potrzebujecie wypłacić na przykład tą gotówkę załóżmy z bankomatu i przekazać ją Nowakowi, który gdzieś tam jedzie i wie, że będzie musiał tylko płacić gotówką. Z różnych przyczyn, nie wnikajmy w to. To wówczas Państwo musicie stworzyć taki raport kasowy, w którym wpisujecie, co i kiedy zostało, w jakiej kwocie zostało wpłacone, czyli tutaj mamy oznaczone, że 1 października poszliśmy do bankomatu.
Zawsze lepiej też opisać, kto na przykład, nie wiem, prezes Jan Kowalski poszedł do bankomatu, wpłacił 1000 zł i 1000 zł mamy w kasie. A następnie dzisiaj Jan Kowalski, Jan
Nowak jedzie na jakąś delegację, potrzebuje 200 zł, wystawiamy mu rachunek KP i KW i podczepiamy pod ten raport kasowy. To jest ważne, dlatego że taki raport kasowy wraz z wszystkimi dokumentami, czyli dokumentu kasa wypłaci, czyli to, co na takim dokumencie wypiszemy dane tego naszego Pana, który jedzie do tej delegacji i na dokumencie KP, czyli kasa przyjmie, czyli ktoś do nas przychodzi jako osoba odpowiedzialna za to, żeby zabezpieczyła te środki w organizacji, żeby je trzymała, żeby nikt pożądanie nie miał do nich dostępu, jest obowiązane i wydencjonować takie dokumenty, żeby to by ustanowiło jedną całość i taką całość należy po każdym zakończonym mu miesiącu przekazać do księgowości.
Także księgowa po wyciągu bankowym zobaczy, że była wypłata z bankomatu i na pewno dopyta, a co się stało z tą gotówką. Wówczas Państwo powiecie, a my założyliśmy sobie raport kasowy, mamy tu podpięte dokumenty, proszę bardzo, wszystko jest jak najbardziej dokumentowane. Jeżeli pierwszy raz na przykład tego 1 października wypłaciliście Państwo taką gotówkę, zarządzacie z nią, to na koniec roku musicie zawsze Państwo pamiętać, księgowa o to poprosi, żeby przekazać protokół z inwentaryzacji kasy.
To jest taki dokument, gdzie się wpisuje ile ma się banknotów, w jakiej kwocie, jakie monety, w jakiej kwocie i tak to wygląda. Podpisuje się potem osoba, która tą gotówkę zarządzała. Także to jest jakby dodatkowy obowiązek, ale zdarzają się sytuacje, że Państwo będziecie potrzebowali taką gotówkę posiadać z różnych przyczyn.
Ja o tym mówię troszeczkę szerzej, żeby pamiętać i żeby tam były pokazane te przepływy, jak to wygląda, jak wpłynie, potem jak to się wszystko rozchodzi, żeby też księgowa mogła to odpowiednio zobaczyć i zaksięgować. Kolejnym takim dokumentem księgowym ważnym, o którym musicie Państwo pamiętać, ale jakby w takim szerszym kontekście, to są rachunki do umowy zlecenia. Ale jeżeli Państwo u siebie, a większość organizacji raczej przekazuje do księgowości, raczej przekazuje do księgowości, musi pamiętać o ważnych, kluczowych zasadach.
Jeżeli macie jakąś umowę o zlecenie, to tą umowę o zlecenie musicie Państwo przekazać niezwykle po podpisaniu do księgowości, bo jeżeli księgowość również jest zobowiązana do zgłoszenia zleceniobiorcy do ZUS-u, no to musi mieć na to czas. Generalnie, jeżeli chodzi o całość dokumentacji związanej z umową zlecenia, to jest to umowa, to jest to oświadczenie zleceniobiorcy, które oświadcza, czy jest zatrudniony gdzieś. Jeżeli tak, to czy osiąga miesięczne przychody co najmniej w minimalnym, w poziomie minimalnego wynagrodzenia.
Do takiej umowy zawsze musi powstać zestawienie godzin. Dlaczego jest takie ważne zestawienie godzin? Bo musicie Państwo jako zleceniodawca zawsze monitorować, czy w przeliczeniu ilości godzin na tą całość tej kwoty, która się należy zleceniobiorcy, czy ta kwota nie jest mniejsza niż minimala stawka godzinowa. I rachunek do umowy zlecenia.
Taką integralną, taki komplet dokumentów należałoby przekazać do księgowości przy założeniu, że księgowość Wam ogarnia całość. A jeżeli Państwo u siebie zarządzacie umowami zlecenia, sami wszystko robicie łącznie z USEM, to dla Państwa taka mała powtórka, żeby pamiętać o umowie, o oświadczeniu, o zestawieniu godzin i o tym rachunku do umowy zlecenia, bo często jest tak, że jak Państwo macie finansowane na przykład wypłatę tego wynagrodzenia w ramach umowy zlecenia, to musi być komplet dokumentu, który tutaj wymieniam. W przypadku umów o dzieło również, tylko pamiętajcie Państwo zawsze, że umowa o dzieło to jest umowa rezultatu i nie każdy może wykonywać umowy o dzieło, tutaj Państwa uczulam.
Do księgowości powinna trafić umowa o dzieło, szczególnie jeżeli jesteście Państwo płatnikiem składek ZUS, to wówczas księgowa powinna zgłosić, jeżeli się oczywiście tym zajmuje, taką umowę o dzieło na formularzu ZUS-owskim RUD i musi zawsze Państwo pamiętać, że umowa plus podkładka rachunek do umowy o dzieło to jest taki cały komplet, który nie budzi wątpliwości w przypadku jakichkolwiek rozliczeń czy kontroli. Wrócę jeszcze do wyciągu bankowego. Mówiłam dlaczego on jest tak istotny, bo księgowa widzi jakie operacje Państwo wykonywaliście.
Wyciąg bankowy to też jest dokument księgowy, który potwierdza otrzymane przez Państwa darowizny, bo jeżeli wpływają Państwa do darowizny, to na tej podstawie, to jest jakby potwierdzenie tego, że rzeczywiście one wpłynęły na Państwa dokument, na Państwa rachunek i one są w ramach, przychodem w ramach nieodpłatnej działalności pożytku publicznego, więc tak ważne są te wyciągi bankowe, żeby je przekazywać odpowiednio wcześniej do księgowości, żeby księgowość mogła spokojnie zaewidencjonować chociażby darowizny czy Wasze składki członkowskie, jeżeli jesteście stowarzyszeniem. Jeszcze raz powtórzę, jeżeli pobierzecie Państwo wyciąg bankowy, przekazujecie go do księgowości i jesteście osobą odpowiedzialną za zebranie tych wszystkich dokumentów księgowych i przekazanie ich do księgowości, żebyście sobie sprawdzili, czy macie na wszystko podkładki, czyli jeżeli macie płatność do kontrahenta X, czy jest faktura, a jeżeli jest faktura, to na fakturze jest opisane zamówienie, to czy mam zamówienie, przekazujcie Państwo komplet do księgowości, bo to zawsze generuje, usprawnia pracę księgowości, Państwo zawsze będziecie mieli taki nawyk, że macie kompletność dokumentów i też jedna ważna rzecz, są różne sposoby przekazywania dokumentów księgowych do księgowości, załóżmy, że macie Państwo, umówiliście się tak, że najpierw kserujecie wszystkie dokumenty, potem czy dosyłacie, może być tak, że skanujecie, a może być tak, że oryginały przekazujecie, spotykacie albo idziecie do innego pomieszczenia, różnie to bywa, ale ważne jest, żebyście sobie Państwo segregowali te dokumenty, czyli jeżeli macie faktury przychodowe, wystawiacie Wy w ramach działalności gospodarczej, to osobno te faktury, jeżeli macie jakieś faktury związane z działalnością odpłatną, to osobno te faktury, żeby nie robić takiego gruchostka gustą, jeżeli macie dokumenty związane z dotacją X, to sobie te wszystkie koszty trzymajcie z dotacją X w jednym dokumencie albo skanujcie to do jednego pliku, jeżeli jest kolejna dotacja Y, to również, jeżeli macie jakiś import usług, to też warto jakoś to sobie rozgraniczyć po prostu księgowo i ułatwić życie. Zadowolona księgowa, no to fajna sprawa, także warto to księgować już nawet na etapie wpinania do segregatora, bo w przypadku też jakichś kontroli łatwiej jest do tych dokumentów dotrzeć, szczególnie jeżeli na przykład macie dotację z różnych źródeł, to wiadomo, że w tej przegródce jest taka dotacja i szybko możecie do tych dokumentów dotrzeć.
Dobrze, po co ja to pokazuję? Tak jak wspomniałam, im lepszy opis na fakturze, tym mniej problemów i mniej pytań o oddział księgowości i tym najlepiej sporządzony rachunek zysków i strat, szczególnie dla tych organizacji, które są zobowiązane sporządzać sprawozdanie finansowe, bo tak jak Państwu wcześniej mówiłam, organizacje pozarządowe mogą osiągać przychody tak naprawdę z różnych źródeł, z nieodpłatnej działalności, czyli jakieś darowizny, dotacje z odpłatnej działalności pożytku publicznego, czyli coś sprzedajemy, wystawiamy za to rachunek, faktura. Uwaga, podmioty, które prowadzą odpłatną działalność pożytku publicznego, przypominam, że odpłatna działalność pożytku publicznego nie może przynosić zysku, czyli wychodzimy na zero, tak, żebyście Państwo o tym pamiętali. Przychody z pozostałej działalności statystycznej, jakieś tam prace pewnie zlecone, tu już nie będziemy się mocno w to zagłębiać.
Patrząc tutaj na ten wycinek z rachunków zysków i strat, przychody, to jest tak ważne i kluczowe, żeby na danej fakturze dzielić te koszty, dlatego tak w ten sposób to Państwu pokazałam i jakby nakazuje trochę dzielić tych kosztów, ponieważ księgowano musi wiedzieć, jak to zaksięgować, po to, żeby potem to się fajnie pokazało w rachunku zysków i strat. I tu mamy analogicznie, jak mamy przychody z określonej działalności, no to mamy koszty, jeżeli nie prowadzimy odpłatnej działalności, no to wiadomo, nie mamy faktur, nie mamy również faktur kosztowych, także w tych pozycjach to będzie zero, ale tak to wygląda, mamy przychody z określonego obszaru działalności, do tego mamy koszty. Tak to wygląda i tak proszę sobie to w głowie ustawić, żeby to było dobrze i musimy o tym pamiętać, bo nie wyobrażam sobie sytuacji, że prowadzimy odpłatną działalność od pożytku publicznego, a nie mamy tam kosztów.
No mamy, mamy takie koszty, które te przychody nam jakby, które nam równają, mamy takie koszty, które równają nam przychody. Jeszcze raz powtórzę, w odpłatnej działalności pożytku publicznego nie mamy, musimy być na zero, nie możemy mieć dochodu. Dlatego to jest takie ważne i później tak dobrze sporządzony, odwracający Państwo sytuację finansową, rachunek zysków i strat przekłada się na jakieś lepsze opcje, jeżeli Państwo bierzecie jakieś nie wiem, umowy kredytowe i że Państwo potrzebujecie wziąć pożyczkę czy kredyt, albo się po prostu pokazać, że u Was jest takie wszystko transparentne i że naprawdę potraficie zarządzać tą organizacją, bo naprawdę jesteście w tym dobrze.
W ramach sporządzenia sprowadzenia finansowego księgowa też sporządza bilans. I tylko takim pokażę, dlaczego Państwo musicie jakby, potwierdzę dlaczego musicie Państwo przekazywać między innymi wyciągi bankowe, bo to co Państwo macie na rachunku bankowym to tutaj jest ujawniane w bilansie, w należnościach, to jest ujawniane w inwestycjach krótkoterminowych. Czyli wszystko to co macie na rachunku bankowym czy w kasie.
Dlatego żeby księgowa mogła sporządzić dobry bilans musi znać wyciąg bankowy, czyli znać Wasze saldo na koniec danego miesiąca, jeżeli robicie jakieś ruchy po funduszu statutowym to też musi wiedzieć, ponieważ tutaj musi aktualizować również fundusz statutowy. Także podsumowując księgowość NGO opłaca nam się, bo jeżeli będziecie Państwo mieć dobre układy, z dobrą relację z księgową, czyli będziecie dostarczać dobrze opisane dokumenty, ona jest w stanie Wam bardzo szybko z programu księgowego dostarczyć te dane, które są potrzebne na przykład, nie wiem, Waszym grantodawcom, czy ktoś kto chce, jakieś większe firmy chcą czasami spojrzeć na Państwa sprawozdanie finansowe, na to co się dzieje w organizacji, bo na przykład chcą Wam przekazać jakąś większą darowiznę, różne mogą być sytuacje, dlatego zawsze warto dbać o rzetelne odzwierciedlenie przepływów finansowych, żeby to wszystko dobrze wyglądało, żeby rachunek zysków i spraw bilans, czy całe sprawozdanie finansowe, bo do sprawozdania finansowego jeszcze, rzetelnie opisywać dokumenty, które przekazujecie do księgowości, no bo księgowa nie do końca zawsze będzie wiedziała, jakie działania było wyrealizowane w poszczególnych obszarach Państwa działalności. To koniec mojej prezentacji, bardzo dziękuję, trochę pędziłam, mam wrażenie jak Pendolino.
Sprawdzę sobie pytania. Chciałabym się skupić na pytaniach, które są ściśle związane z dokumentami księgowymi. Jeżeli będziecie Państwo pytać o działania związane z jakimś formą zatrudnienia, czy opodatkowania, to nie chciałabym się skupiać, ponieważ Marto, daj znać czy nas słyszysz, czy nas widzisz, mi akurat się troszeczkę zatrzymałaś, halo, halo Marto, bo masz wyłączony mikrofon, o właśnie.
Przepraszam, nie wiem w którym momencie dobrnęłam, do którego momentu dobrnęłam, do końca? Nie, ja zrozumiałem, że chciałabyś się skupiać na konkretnych obszarach i później wyjdziemy. Tak, będę odpowiadała na pytania, które są ściśle związane z dokumentami księgowymi, bo widziałam też, że pojawiały się takie pytania o jakby formę zatrudnienia prezesa w różnych opcjach, nie chciałabym jakby poruszać tematów, które są poza tym webinarem, więc zacznę od góry to co widzę. Okej, będę czytała.
PKP nie chce wystawiać faktur ani paragonem z NIP. Zawsze w przypadku PKP, jeżeli zakupujecie Państwo, bo nie wiem jaka to była płatność, czy jak idziecie do kasy, czy skupiecie sobie online na przykład ten bilet, ale jeżeli bilet jest, trudno mi sobie wymyślać teraz historię, ale jeżeli bilet jest skasowany, to jak najbardziej można go przyjąć, ale zazwyczaj do biletu powinna być faktura. Najlepiej to zawsze zrobić online, jeżeli jest taka możliwość, bo wtedy macie Państwo fakturę, przychodzi ona online, jeżeli jesteście płatowcem, odliczacie VAT, nie ma problemu.
Tak, tutaj ktoś mi to powiedział, że bilet fizyczny, tak, że jak ktoś kupuje online, to może sobie, tak, to jest chyba najwygodniejsza forma. Ktoś mi tutaj dopowiada, jeżeli o polisy, że ktoś sobie kseruje, oddaje ksero z adnotacją, że polisa, tak, to jest jak najbardziej okej, ważne żebyśmy nawet możemy zrobić to zgodnie z oryginałem, jak najbardziej okej. Ktoś mi tutaj to powiedział, że podpina proformę pod fakturę, to jest bardzo dobre działanie.
Czy znak opłaty sądowej też jest wystarczającym dowodem płatności? Znak opłaty sądowej, tak, bo trudno mi sobie, czy Pani kupuje znaczki, które nakleja, czy Pan, nie wiem kto to pyta, Pan Miłosz, to zawsze można zrobić kserokopię tego, chociaż ja już dawno nie kupowałam takich rzeczy, zawsze można prosić o jakieś potwierdzenie z kasy, więc trzeba zawsze zadbać o to, żeby było jakiekolwiek potwierdzenie. Za wysyłkę listu polecanego wystarczy potwierdzenie, nie, potrzebna jest faktura. Za opłatę za pełnomocnictwo, to pewnie 17 zł, jak nie jesteśmy, to na wyciągu bankowym, jeżeli Państwo płacicie, to płacicie zazwyczaj, no płaci się przelewem i pełnomocnictwo dotyczy jakiejś sprawy, to warto taką pełnomocnictwo skserować wcześniej sprawę, której to dotyczy i żeby była taka podkładka, że rzeczywiście dana osoba, powiedzmy Pani Kowalska poszła, ale potrzebowała pełnomocnictwa w takiej sprawie, to będzie wystarczające.
Tak, za usługi pocztowe faktura, nie ma problemu z tym na poczcie, po prostu jeżeli macie Państwo blisko pocztę i po prostu idziecie, umówcie proszę o wprowadzenie danych, takich i takich i już potem już jakoś to, Panie w ewidencji mają już Państwa dane i tylko podaje się numer NIP-u, ja przynajmniej tak robię, mówię poprawne płaciłam, będę płaciła, będę prosiła fakturę, podaje numer NIP-u i to idzie bardzo szybko. Czyli jeżeli jesteśmy zwolnieni z VAT, to nie musimy sprawdzać? Nie, nie musicie Państwo, to dotyczy VAT-owców. Rozumiem, że koszty związane z działalnością OPP oddzielnie.
Tak, my jako Fundacja Fanimani jesteśmy organizacją OPP i ja sobie osobno ewidencjonuję te wydatki ściśle pokrywane z rachunku, na który mi wpływa 1,5%. Jeszcze Panie Wojciechu dopowiem, że jeżeli ma Pan te wydatki i realizuje Pan różne cele w ramach działalności porzutku publicznego, to musi Pan też te cele tam sobie opisać, czyli tam 1,5%, i na jakie cele. Zazwyczaj te cele są, to jest opisane szczegółowo, ja mam na to porobione pieczątki, bo ja bym chyba się zapisała, więc mam na to pieczątki, gdzie mam opisane na jaki cel to zostało wydane.
Czy zapuszczalne jest, żeby zatwierdzenie merytoryczne i finansowe podpisywała jedna osoba? No tak, bo to zależy od struktury organizacyjnej. Do czego dążę? Że jeżeli macie Państwo rozbudowaną strukturę organizacyjną i macie na przykład Państwu dział marketingu, no to nich marketing to odpisuje, żebyście, no i on wziął za to odpowiedzialność, że ta faktura wystawiona jest poprawna, tak, że rzeczywiście oni powinni potwierdzić wykonania tej danej usługi, że to jest wszystko okej, że nie mają zastrzeżeń. A jeżeli jest jakaś taka mała organizacja, nie wiem, kilkuosobowa koleżanka, która się tym zajmuje, jest obok albo z różnych przyczyn, tak, może to nie jest błędem.
Czy konieczna jest pieczątka wpłynęło? Nie, no można napisać, że wpłynęło i dnia i podpis osoby, tak. Mam pytanie o podpisy sprawdzone pod względem merytorycznym, finansowo-księgowym, co w przypadku planowanej elektronizacji? Pani Bogno pewnie pyta o KSEF. Nie ruszajmy dzisiaj KSEFu, nie martwmy się nim, dobrze? Zobaczymy, jak to będzie.
Jeżeli będą jakieś wytyczne takie szersze, to sobie pewnie zrobimy webinar i będziemy o tym rozmawiać. Na razie się skupmy to, czym się musimy teraz zająć i nie straszmy te organizacje młode, które się rozwijają, które jeszcze być może słyszały albo troszeczkę o KSEFie, ale się tego boją. Na razie zostawmy to tak, jak jest.
Z dotacjami zawsze spore zamieszanie. Jedni wymagają stosu papieru i stosu, tak, to prawda, ale jeżeli macie Państwo, z czego życzę, jedną, dwie, trzy dotacje, to zawsze sobie to segregujcie, żeby Wam się nie myliło. Ktoś mi tutaj dopowiada, że przy dotacji oświatowej nie ma umowy, jest ustawa o finansowaniu.
Tak, do której należy się stosować. Dobrze. Czy jest możliwość otrzymania tej prezentacji? Mateusz ją nagrywa i ona będzie w ramach Akademii Fani Mani Angioł.
Po zalogowaniu zawsze będzie można sobie ją odtworzyć. W przypadku składek członkowskich oraz darowizn, jakie powinny być dokumenty księgowe, jak odpisać? Jeżeli Państwu składki członkowskie wpływają na rachunek bankowy, darowizny wpływają na rachunek bankowy, a tak się najczęściej dzieje, to podkładka, to będziecie Państwo dowiedzieli w wyciągu bankowym. Na wyciągu bankowym to będzie.
Wyciąg bankowy jest dokumentem księgowym i to wystarczy. Chyba, że nie wiem, z jakichś takich dostajecie Państwo jakieś darowizny celowe, które są w jakiś sposób opisane. Teraz już nie chcę wymyślać jakby z historii tutaj, ale te wpływy będą widoczne na rachunek bankowy i powinna być, jeżeli Jan Kowalski płaca darowiznę, to powinien pisać darowizna.
Jeżeli chce, żeby wpłynęła na konkretny cel statutowy, który Państwo rezulujecie, to pisze darowiznę na cele statutowe, tam takie i takie. Zatrzymało się cisza. Tak, przepraszam jeszcze raz Państwa za to.
Na jakiej podstawie dzielimy koszty na odpłatną działalność w pożytku publicznego i nieodpłatną działalność w pożytku publicznego? Zastanawiam się jak to w bardzo prosty sposób. Na jakiej podstawie? To zależy, jeżeli zamawiamy jakąś usługę, powiedzmy chcemy się promować na przykład na Facebooku, chociaż nie, to też zły przykład, to jakby Państwo u siebie musicie wiedzieć, że dana firma wykonała jakieś usługi reklamowe, które mają reklamować Waszą odpłatną działalność w pożytku publicznego, czyli na przykład w ramach odpłatnej działalności w pożytku publicznego sprzedajecie Państwo jakieś usługi szkoleniowe i postanowiliście, że będziecie to promować na Facebooku. A w międzyczasie na przykład promujecie w ramach nieodpłatnej działalności pożytku publicznego, promujecie Waszą działalność w ramach tej nieodpłatnej działalności pożytku publicznego, to może być na przykład wspieranie dzieci, chociaż wspieranie dzieci, czy zajmowanie się zwierzętami, już teraz to naprawdę wymyślam. I dostajecie od danego podmiotu fakturę i wiecie, że na promowanie tych szkoleń mieliście budżet na przykład 1000 zł, a na promowanie tej nieodpłatnej działalności pożytku publicznego to była taka reklama na Facebooku, jakiś fajny post po to, żeby Wam wpływały darowizny, podkreślam darowizny.
I to w zamówieniu mieliście wycenione powiedzmy na również 1000 zł, no to otrzymacie fakturę na 2000 zł i to 2000 zł musicie sobie podzielić, że 1000 poszło na nieodpłatną i zawsze musicie Państwo pamiętać, żeby te koszty, które macie w ramach promowania odpłatnej działalności pożytku publicznego, promowania tych usług szkoleniowych, żeby tam w ostatecznym rozrachunku zrównało się z przychodami. W przypadku biletu lotniczego zakupionego przez firmę zagraniczną, nie bardzo rozumiem, coś z dokumentem uziękowym, jak firma zagraniczna, no my musimy kupić i my musimy dostać rachunek, jeżeli my coś jedziemy, no chyba, że nam ktoś coś sponsoruje, ale teraz to, zawsze karta pokładowa inaczej, że jakby wyprostuje ten przypadek, że my kupiliśmy bilet lotniczy, gdzieś lecimy, jak kupiliśmy bilet lotniczy, to musimy mieć fakturę, jeżeli ktoś nam sponsoruje, na przykład zaprasza nas, to jest jakby osobna historia, my nie ponosimy tego wydatku, ale załóżmy, że my lecimy gdzieś i mamy fakturę, musimy mieć fakturę, musimy mieć potwierdzenie dodatkowo pod delegację, my musimy potwierdzić, że taka delegacja miała miejsce, więc karta pokładowa czy jakieś tam inne dokumenty jak najbardziej możemy podłączyć. Czy księgowej przekazywać dokumenty można wyłącznie w formie skanów? Jak się Państwo mówicie, to musicie się Państwo dogadać.
Nie ma znaków skanów, sonda są specjalne w pro temacie, przyznam się, że ja dawno w sądzie nie byłam, ale wydaje mi się, że powinna być opcja pobierz paragon czy cokolwiek. Jeśli opisujemy fakturę, to jak ma być sprawdzona i podbita przez skarbnika i prezesa, to też wszystko zależy jak macie Państwo jaką strukturę organizacyjną i dobrą praktyką jest stworzenie sobie w organizacji procedurę obiegu dokumentów księgowych czy finansowych, żebyście Państwo wiedzieli, jak nie wiadomo komu, to żeby sobie stworzyć taką procedurę, to znaczy, że jest Was dużo i nie do końca wiecie, jaki ma być obieg tych dokumentów. Ważne jest, żeby i też spójrzcie Państwo na zakres obowiązków danej osoby w organizacji, jeżeli jest pewna osoba X, która w obowiązkach ma weryfikowanie takich faktur w ostatniej i do niej spływają takie faktury, no to trzeba to sobie oznaczyć w takiej procedurze, że do niej ma to spływać.
Otwieramy osobne konta pod projekty, ale jak płacimy często kartą, która jest podpięta pod główne, jak to wtedy rozliczać? Już wiemy o co chodzi, że macie Państwo na przykład główny rachunek, bo na przykład kolejne konta to są dodatkowe koszty. Można sobie zrobić coś takiego, myślę, że nie będzie tutaj błędem, że na przykład wiecie, że będziecie mieli tych wydatków z karty podpiętej pod główny rachunek, nie wiem, tysiąc złotych, to możecie sobie zrobić taki przelew wewnętrzny z rachunku dotacyjnego na ten rachunek główny i opisać to. Zaliczka na początek płatności kartą w ramach wydatków takich i takich.
Tu myślę, że nie powinno być to ok, że księgowa to sobie tam odpowiednio zaksięguje. Ważne, że jeżeli coś tam zostanie niewykorzystane w ramach tej jakby przeksięgowania środków na płatności kartą, to to musi to wrócić, bo księgowi musi się ta kota cała rozliczyć. Jak zrobić zwrot na konto prywatne poniesionych kosztów, żeby było transparentnie? Jeżeli na przykład bilet PKP, jeżeli pracownik jedzie, załóżmy, że to jest pracownik, jedzie w delegację, kupił z własnych środków bilet PKP, rozliczy delegację i na podstawie tej rozliczy delegację, pobrał fakturę, bo na przykład sobie wziął ten bilet online, wszystko fajnie, podczepia nam bilet, podczepia nam fakturę i pisze na fakturze, że wydatek opłaciłem z własnych środków i wówczas w dokumencie rozliczenia delegacji, tam gdzie jest pozycja do zwrotu dla pracownika oprócz ewentualnych diet i ryczałtów za nocleg, trzeba mu doliczyć tą kwotę wynikającą z faktury za bilet, który on opłacił.
Dobra, chyba koniec. A nie lepiej później zwrócić dokładną kwotę z konta projektowego na konto główne? Można tak, można tak, można w drugą stronę. Ktoś mi tutaj fajnie podpowiada, że wracamy jeszcze do tematu tej płatności kartą, że można płacić kartą, a potem to co wydaliśmy za każdym razem zwracać na rachunek główny.
Jak sobie Państwo tam wygodniej. Można tak robić, nie trzeba brać kolejnej karty, która kosztuje pod rachunek dotacyjny, jeżeli coś musimy płacić kartą. Mam nadzieję, że zrozumiałam każdego z Państwa.
Tematów było wiele na czacie, to na pewno. Ja się osobiście z Wami też mogę podzielić jako wolontariusz takimi dwoma moimi osobistymi przykładami. Otrzymałem kiedyś paragon z nipem i przykleiłem go grubą taśmą klejącą, grubą taśmą do kartki A4.
Okazało się, że oczywiście taśma dwustronna zeżarła nip i się nie dało tego przeodczytać, więc o takich akcjach uczulam. Taśmy klejące strasznie są, nie lubią tych karteczek tutaj ze sklepów, więc to tutaj informuję, że taki popełniłem błąd, księgowość wówczas mówiła, co Pan tutaj zrobił, my nawet nipu nie widzimy, nie widzimy żadnych danych, więc proszę tak więcej nie robić, więc uczulam taśmy klejące. A drugi taki też przykład z organizacji, w której również jestem.
Jeżeli macie dokumenty księgowe, które się cały czas powtarzają i trzeba je opisywać niemalże identycznie, to może po prostu wydrukujcie naklejkę, gdzie te wszystkie najważniejsze dane będą dostępne i wtedy na pewno nie zapomni się o żadnej ważnej rzeczy. Akurat tak się dzieje w organizacji, w której jestem i to faktycznie od wielu lat działa, każdy wolontariusz, współpracownik ma tą naklejkę i jeżeli musi ogarnąć fakturę, czyli ją opisać, bach, przykleja naklejkę i po prostu robi do wzoru. Więc taka podpowiedź z mojej strony.
Marto, daj znać, czy to dobra podpowiedź. Tak, oczywiście. Myślę, że każda z organizacji na pewno wypracuje sobie dobrą praktykę.
Już tak naprawdę na koniec, bo miało być krótko, jeżeli macie Państwo jakiś rachunek wydrukowany z kasy fiskalnej, on po jakimś czasie blaknie, więc jak go sobie przyczepicie z szywkami na kartkę A4, ładnie opiszecie, to zróbcie z całości kserokopię, niech sobie gdzieś to tam będzie razem w parze, bo po jakimś czasie one po prostu blakną i przy jakiejś kontroli mogą być kłopoty. Ja myślę, że z mojej strony to wszystko. Bardzo Państwu serdecznie dziękuję za fajne, ciekawe pytania.
Mam nadzieję, że części z Państwu pomogłam w pracy codziennej, a to już będzie dla mnie naprawdę fajny bonus za to, że mogłam tutaj się wygadać przez godzinę. Życzę pięknego dnia. W Poznaniu świeci słońce.
Zaraz zamierzam udać się na jakiś krótki spacer, żeby móc zadreankować to wydarzenie. Życzę wszystkiego dobrego. Nie bójcie się księgowości, to fajna sprawa.
Ja mam okazję być w butach po tej i po tej stronie. Jak dokumenty są bardzo fajnie opisywane, to wszyscy są szczęśliwi. To kto zadowolony za chwilę otrzyma ankietę, krótką ankietę z informacją.
Dajcie znać, co sądzicie o tym spotkaniu online’owym. Godzina 8 mi tutaj pokazuje, że o księgowości rozmawialiśmy i pisaliśmy, więc bardzo Wam dziękujemy. My też zapraszamy już 30 października na kolejne spotkanie, kolejny webinar.
Tym razem będzie on z Fundacją Serce Dziecka. Przy współpracy Fundacji Serce Dziecka będziemy rozmawiać, jak to jest z tym Black Week, czy on działa, czy on nie działa, czy to w ogóle warto, jak to zrobić, żeby mieć więcej wspierających, więcej darowizn od zakupów online, więc 30 października. Możliwe, że z niektórymi z Państwa też się widzimy, a my Ci, Marto, serdecznie bardzo, bardzo dziękujemy za tę cenną dawkę informacji.